¿Qué es VeriFactu y por qué es crucial para la construcción?
El sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, es una normativa que obliga a las empresas a utilizar un software de facturación que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En la práctica, esto significa que cada factura generada debe llevar una "huella" digital que la encadena con la anterior, creando un registro cronológico y a prueba de manipulaciones.
Para el sector de la construcción, donde la facturación puede ser compleja y sujeta a múltiples variables, esto supone un cambio fundamental. El objetivo de la Agencia Tributaria es claro: reducir el fraude fiscal y la economía sumergida, asegurando que toda la facturación queda registrada de forma fiable desde el momento de su emisión.
Los tres pilares técnicos de un sistema VeriFactu son:
- Registro inalterable: Cada factura se guarda con una huella o "hash" (un código alfanumérico único) que depende de su contenido. Cualquier modificación, por mínima que sea, cambiaría esta huella.
- Encadenamiento de facturas: La huella de cada nueva factura incluye información de la huella de la factura anterior. Esto crea una cadena secuencial que impide borrar facturas intermedias o alterar el orden sin romper la secuencia.
- Código QR: Todas las facturas, incluso las simplificadas, deberán incluir un código QR que contenga datos clave de la factura. Esto permite tanto a la Agencia Tributaria como al propio cliente final verificar su validez de forma instantánea.
VeriFactu obligatorio: calendario y empresas afectadas en el sector
La pregunta clave que se hacen constructoras, promotoras, empresas de reformas y estudios técnicos es: ¿cuándo me afecta esto y estoy obligado? La respuesta es sencilla: prácticamente todo el sector está afectado.
La obligación de utilizar un software de facturación adaptado a VeriFactu entra en vigor el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, todas las empresas y profesionales que expiden facturas por sus actividades económicas deberán hacerlo a través de un sistema que cumpla la normativa. Esto incluye a todas las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y a los profesionales autónomos sujetos al IRPF por sus actividades económicas, con muy pocas excepciones (como ciertos regímenes especiales de agricultura o recargo de equivalencia que no son habituales en construcción).
| Tipo de empresa / profesional del sector | ¿Está obligado a usar VeriFactu? | Fecha de obligatoriedad |
|---|---|---|
| Constructora (S.L. o S.A.) | Sí | 1 de julio de 2025 |
| Empresa de reformas (autónomo o sociedad) | Sí | 1 de julio de 2025 |
| Promotora inmobiliaria | Sí | 1 de julio de 2025 |
| Estudio de arquitectura / aparejador (profesional autónomo) | Sí | 1 de julio de 2025 |
| Subcontratista especializado (fontanería, electricidad, etc.) | Sí | 1 de julio de 2025 |
Es importante destacar que el plazo para que los desarrolladores de software, como BuildNexion, ofrezcan soluciones adaptadas finaliza antes, pero la obligación para el usuario final (la constructora, el arquitecto, etc.) comienza en la fecha indicada.
¿Cómo cambia la facturación en obra con VeriFactu?
La teoría está clara, pero el día a día de una obra tiene particularidades que no existen en otros sectores. Analicemos cómo VeriFactu impacta en los procesos de facturación más comunes de la construcción.
Facturación por certificación de obra
La certificación de obra es el documento técnico que acredita el avance de los trabajos, pero no es la factura. La factura se emite en base a esa certificación. Con VeriFactu, el proceso no cambia en su esencia, pero sí en su registro: la factura que emitas por el importe de la certificación aprobada deberá generarse obligatoriamente a través de tu software VeriFactu, quedando registrada con su huella y su QR. Esto aporta una trazabilidad total entre el avance técnico y el registro fiscal.
Retenciones de garantía y su devolución
Las retenciones de garantía, ese 5% que se retiene en cada certificación hasta la recepción final de la obra, deben figurar en la factura. La factura original se emite por el 100% de la base imponible de la certificación, se aplica el IVA sobre ese total y, finalmente, se descuenta el importe de la retención. Todo esto debe reflejarse en la factura emitida con VeriFactu. La devolución posterior de esa retención es un pago, no una nueva factura, por lo que no genera un nuevo registro VeriFactu, a menos que haya que emitir una factura rectificativa por algún ajuste final.
Abonos y facturas rectificativas por mediciones
Es habitual que las mediciones finales no cuadren exactamente con las iniciales, generando abonos o cargos adicionales. Cualquier ajuste que implique una devolución de dinero al cliente o una corrección de una factura anterior debe documentarse mediante una factura rectificativa. Estas facturas rectificativas también deben generarse bajo el sistema VeriFactu, quedando encadenadas a la factura original que corrigen. Se acabó el poder "anular" facturas; ahora se deben rectificar formalmente.
Revisiones de precios
En proyectos largos, especialmente con la volatilidad actual de los materiales, las revisiones de precios son una realidad. Cuando se aplica una fórmula de revisión de precios que resulta en un incremento a facturar, la factura complementaria correspondiente debe emitirse cumpliendo todos los requisitos de VeriFactu. Esto asegura que los ajustes de precios queden registrados de forma transparente y vinculados al contrato original.
Facturación a la Administración Pública (Facturae)
Aquí coexisten dos obligaciones. Si trabajas para un organismo público, ya estás obligado a usar el formato Facturae y a presentarla a través de plataformas como FACe. VeriFactu no elimina esta obligación, sino que se suma a ella. Tu software de gestión deberá ser capaz de generar una factura que, por un lado, cumpla los requisitos de VeriFactu (huella, QR) y, por otro, pueda exportarse al formato estructurado XML de Facturae para su presentación a la administración.
Sistemas VeriFactu: ¿con remisión automática o sin ella?
La normativa permite dos tipos de sistemas. Aunque ambos garantizan la integridad de los datos, su comunicación con la Agencia Tributaria es diferente. Es una elección importante para cada empresa.
- Sistemas de Emisión de Facturas Verificables (VeriFactu): Es la opción base. El software genera las facturas con todos los requisitos (huella, QR, etc.), pero no envía la información a Hacienda de forma automática. La empresa sigue siendo responsable de declarar sus impuestos (IVA, etc.) en los plazos habituales. La AEAT podrá solicitar los registros si inicia una comprobación.
- Sistemas de Remisión Continua de Registros de Facturación: Estos sistemas, además de cumplir con todo lo anterior, envían los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT de forma automática e inmediata. Es un paso más allá en la digitalización y transparencia con la administración.
La elección de un sistema u otro dependerá del nivel de automatización que busque cada empresa. A continuación, se resumen las diferencias clave:
| Característica | Sistema VeriFactu (sin remisión) | Sistema de Remisión Continua |
|---|---|---|
| Envío a la AEAT | No es automático. Se envía bajo requerimiento. | Automático e inmediato por cada factura emitida. |
| Complejidad para el usuario | Menor. El proceso de facturación no cambia. | Ligeramente mayor. Requiere conexión constante. |
| Obligaciones declarativas | Se mantienen las declaraciones periódicas de IVA, etc. | Se simplifican. La AEAT ya tiene los datos. |
| Trazabilidad para Hacienda | Alta (en los sistemas de la empresa). | Total y en tiempo real. |
| Ventaja principal | Menor impacto inicial en los procesos. | Mayor automatización y simplificación de trámites futuros. |
Cómo BuildNexion te prepara para la normativa VeriFactu
Adaptarse a VeriFactu no es solo una obligación legal; es una oportunidad para ordenar y digitalizar un proceso clave que en muchas constructoras todavía depende de hojas de cálculo y procesos manuales. Un sistema de gestión de obra como BuildNexion centraliza toda la información económica del proyecto, convirtiéndose en la base perfecta para una facturación ordenada y cumpliendo la normativa.
BuildNexion se está adaptando para ofrecer un sistema de facturación con VeriFactu que se integra de forma nativa con el resto de la gestión de obra. Esto significa que la factura no es un documento aislado, sino la culminación de un proceso controlado:
- Nace de datos fiables: La factura se genera a partir de las certificaciones de obra que has creado en la misma plataforma, las cuales a su vez se basan en el presupuesto original, evitando descuadres y errores manuales.
- Trazabilidad completa: Desde los presupuestos de obra con IA iniciales, pasando por el control de costes, hasta la certificación y la factura final, toda la cadena de valor económica del proyecto queda conectada.
- Simplificación administrativa: Al tener toda la información en un único lugar, la generación de facturas que cumplan con la normativa se convierte en un proceso mucho más ágil y con menor riesgo de error humano.
Prepararse para VeriFactu es el momento ideal para dar el salto a una gestión digital integrada. Si quieres ver cómo una plataforma especializada puede ordenar tus proyectos y prepararte para los cambios normativos, puedes explorar BuildNexion y poner orden en tus números antes de que la obligación sea una realidad.
Preguntas frecuentes
¿A partir de qué fecha es VeriFactu obligatorio?
La obligación de usar sistemas VeriFactu para todas las empresas y profesionales en España comienza el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, cualquier software de facturación utilizado debe estar certificado y cumplir con los requisitos del Real Decreto 1007/2023 para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas.
¿Un estudio de arquitectura está obligado a usar VeriFactu?
Sí. Todos los profesionales que realizan actividades económicas, incluidos arquitectos y aparejadores, están obligados a utilizar un sistema de facturación VeriFactu para emitir las facturas de sus honorarios. La normativa afecta a casi todos los sujetos pasivos de IRPF con actividad económica y del Impuesto sobre Sociedades, sin importar el tamaño de la empresa.
¿VeriFactu reemplaza al Suministro Inmediato de Información (SII)?
No, no lo reemplaza. El SII es una obligación para grandes empresas (facturación > 6M€) y otros colectivos, que deben remitir sus registros de IVA en 4 días. VeriFactu es una obligación general para casi todos los empresarios y profesionales, enfocada en la integridad del software de facturación. Las empresas en SII deben cumplir ambas normativas.
¿Qué pasa si mi factura de obra tiene una retención de garantía?
La factura debe emitirse a través de un sistema VeriFactu, reflejando el importe total y la retención de garantía aplicada. El sistema registrará esta factura de forma inalterable. La posterior devolución de la retención es un movimiento de tesorería, no una nueva factura, por lo que no requiere una nueva acción en VeriFactu, salvo que se emita una factura rectificativa.
¿Puedo seguir usando Excel para hacer mis facturas?
No. A partir del 1 de julio de 2025, no se podrá utilizar Excel, Word o programas similares para la facturación principal, ya que no cumplen los requisitos de integridad, inalterabilidad y encadenamiento que exige la normativa VeriFactu. Será obligatorio utilizar un software de facturación que esté certificado y adaptado a esta regulación.